Durchgängig digitale Abläufe nach dem Versterben
Servicequalität steigern, alltäglichen Aufwand reduzieren, Risiken minimieren
asmedos digitalisiert die Abläufe nach dem Versterben mit der Software charon, rüstet Kühlungen mit intelligenten Schließsystemen nach und übernimmt Abrechnung und Kundenservice.
Mit durchgängig digitalen Abläufen sorgen wir für Sicherheit, Servicequalität und eine spürbare Entlastung.
Der digitale Ablauf am Beispiel
Der ärztliche Dienst erstellt die Todesbescheinigung mithilfe eines interaktiven digitalen Fragebogens. Das fertige Dokument wird anschließend ausgedruckt und in Papierform weitergegeben.
Die digitale Erstellung verfolgt drei Ziele: Sie stellt die formale Korrektheit, im Sinne von Vollständigkeit und korrekter Positionierung der Angaben, sicher, garantiert die Lesbarkeit und ermöglicht die automatische Datenübernahme und Weitergabe.
Die Lösung nutzt den bestehenden Rechtsrahmen, um die Erstellung zu vereinfachen, die Dokumentenqualität zu steigern und die erhobenen Daten klinikweit nutzbar zu machen. Die digitale Übermittlung an Behörden ist vorbereitet und wird in Pilotprojekten umgesetzt.
Das charon-System kombiniert eine berufsgruppenübergreifende Software mit nachrüstbarer Hardware zur Steuerung des Zugangs zu einzelnen Liegeplätzen. Es lässt sich mit allen gängigen Kühlsystemen verbinden.
Bei der Einlagerung führt die Software charon Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess: Die verstorbene Person wird sicher identifiziert und ein geeigneter Liegeplatz bereitgestellt.
Alle Sterbefälle und Vorgänge werden zentral in der Software charon dokumentiert. Die Informationen sind geschützt und entsprechend der Zuständigkeiten einsehbar, sodass Auskünfte jederzeit verlässlich möglich sind.
Alle relevanten Vorgänge werden abgebildet:
- Klinikweite Übersicht aller Sterbefälle und revisionssichere Dokumentation aller Vorgänge
- Dokumentation klinischer Prozesse, z. B. Sektionen, Gewebespenden und Aufbahrungen
- Rechtssichere Verwaltung von Beschlagnahmungen und Freigaben einschließlich der sicheren Kommunikation mit Behörden
- Erstellung von Sterbefallanzeigen
- Automatische Meldung an zuständige Behörden, z. B. Ordnungsämter
Auch nach dem Versterben finden wichtige klinische Prozesse statt, die eine sorgfältige Dokumentation von Einwilligungen und die Einhaltung gesetzlicher Fristen erfordern.
Die Software charon bildet diese Prozesse vollständig ab – von der Prüfung der Voraussetzungen über die Dokumentation bis zur Durchführung. Das umfasst unter anderem Gewebespenden, klinische Sektionen, Aufbahrungen und rituelle Waschungen. Dabei werden alle Vorgänge lückenlos dokumentiert.
Der Prozess endet mit der sicheren Abholung durch ein autorisiertes Bestattungsinstitut. Selbstständige und sichere Abholungen auch außerhalb der Geschäftszeiten sind möglich.
Selbstständige Abholung
Bestattungsinstitute können Abholungen selbstständig durchführen, ohne auf Klinikpersonal angewiesen zu sein. Über die Service-Plattform lassen sich Abholdetails vorab erfragen, Dokumente bereitstellen und Abholungen ankündigen. Vor Ort führt die Software charon die Bestattungsinstitute Schritt für Schritt durch den gesamten Abholvorgang, garantiert den Zugriff auf den korrekten Liegeplatz und eine zweifelsfreie Identifikation.
Abrechnung
Die Abrechnung erfolgt vollständig automatisiert.
Die anschließende Zahlungsabwicklung übernimmt asmedos – und reduziert so den administrativen Aufwand für die Klinik auf ein Minimum.
Vorteile
Wir verbessern die Abläufe in den beteiligten Klinikbereichen
Anrufaufkommen reduzieren
Über die Service-Plattform von asmedos können registrierte Bestattungsinstitute Abholungen selbstständig anfragen und planen.
Keine Arbeitsunterbrechungen durch Abholungen
In Verbindung mit der charon-Hardware wird ein kontrollierter Zugriff ermöglicht, sodass Abholungen ohne Beaufsichtigung durch Sektionspersonal, sogar außerhalb regulärer Geschäftszeiten, durchgeführt werden können.
Wegfall von Abrechnungstätigkeiten
Nach erfolgter Abholung wird automatisch der Abrechnungsprozess angestoßen. Die Bestattungsinstitute bekommen digital die Rechnung zugesendet.
Automatische Benachrichtigungen
Automatische Benachrichtigungen stellen sicher, dass relevante Personen, Abteilungen und Behörden automatisch rechtzeitig informiert werden.
Vereinfachte tägliche Kontrollen
Bestehende Kühlungen können mit charon-Hardware nachgerüstet werden. Dadurch lässt sich der Zugriff auf einzelne Kühlfächer softwaregestützt, sicher und nachvollziehbar steuern und Sensoren erfassen die Belegung in Echtzeit.
Alle Sterbefälle zentral geführt
Mit der Software charon unterstützt asmedos Pathologien bei der digitalen Verwaltung und sicheren Organisation von Sterbefällen. Die Software bündelt relevante Informationen und Dokumente an einem zentralen Ort und macht sie für die beteiligten Berufsgruppen gezielt verfügbar.
Von der digitalen Todesbescheinigung über Hinweise zu Infektionsgefahr, Beschlagnahmung oder Gewebespende bis hin zur Lagerung und Abholung verstorbener Personen sorgt charon für transparente, nachvollziehbare und sichere Abläufe.
Lückenlose Rückverfolgbarkeit
Alle verstorbenenbezogenen Vorgänge werden automatisch revisionssicher dokumentiert, damit alle Rückfragen unmittelbar beantwortet werden können.
Mit der Software charon können Bestattungsinstitute selbstständig und sicher abholen. Die Software charon führt sie dabei Schritt für Schritt sicher durch den Abholprozess. Das reduziert Liegezeiten und beugt Engpässen vor.
Durch die asmedos Service-Plattform erhalten Bestattungsinstitute für die Abholung relevante Informationen auch außerhalb der Geschäftszeiten.
Die Angaben werden über einen interaktiven Fragebogen erfasst. Die Software stellt die Vollständigkeit sicher und überträgt die Daten automatisch an die vorgesehenen Stellen des Formulars. Nach Abschluss stehen alle Seiten der Todesbescheinigung als vollständig ausgefülltes, lesbares PDF zum Ausdruck bereit. Änderungen werden revisionssicher dokumentiert.
Da Formular und Angaben gemeinsam ausgedruckt werden, ist die Lesbarkeit auf allen Blättern garantiert – ein klarer Vorteil gegenüber den früher handschriftlich ausgefüllten Durchschlägen.
Videos und FAQ-Hilfen unterstützen den ärztlichen Dienst bei der Erstellung. Darüber hinaus prüft die Software alle Angaben automatisch auf Plausibilität und minimiert so die Fehlerquote.
Stammdaten lassen sich aus allen gängigen KIS-Systemen direkt in charon übernehmen – fehlerfrei und ohne manuelle Eingabe. Die erfassten Daten werden zudem automatisch in weitere interne Dokumente übertragen, was Mehrfacheingaben vermeidet und die Konsistenz aller Angaben sicherstellt.
asmedos engagiert sich für eine durchgängige Digitalisierung der Todesbescheinigung – mit dem Ziel, die erhobenen Daten künftig auch behördenseitig digital nutzbar zu machen.
Entlastung bei täglichen Verwaltungsaufgaben
Automatische Behördenmeldungen
Die Software charon sendet automatisch Meldungen an zuständige Behörden – etwa an das Ordnungsamt – und entlastet die Verwaltung von wiederkehrenden Routineaufgaben.
Vorausgefüllte Sterbefallanzeigen
Sterbefallanzeigen werden auf Basis der bereits erfassten Daten automatisch vorausgefüllt und stehen zum Download bereit. Eine manuelle Erstellung entfällt damit vollständig.
Schneller Zugriff auf die Todesbescheinigung
Der nicht vertrauliche Teil der Todesbescheinigung steht unmittelbar nach der Erstellung zur Verfügung – ohne Verzögerung und ohne zusätzlichen Aufwand.
Vorteile für den Transportdienst
Sichere Einlagerung
Dank nachrüstbarer charon-Hardware wird ausschließlich der jeweils korrekte Liegeplatz freigegeben – ein unbefugter Zugriff auf andere Fächer ist technisch ausgeschlossen.
Minimaler Schulungsaufwand
Die Einlagerung erfolgt selbstständig über ein Self-Service-Terminal – intuitiv bedienbar und Schritt für Schritt durch charon geführt. Pflegedienst, Transportdienst und externe Dienstleister können den Prozess damit ohne aufwändige Einweisung eigenständig durchführen.
24/7-Video-Support
Bei Bedarf steht rund um die Uhr ein Video-Support zur Verfügung.
Vorteile für die IT
Minimale IT-Anforderungen
Die Software charon läuft als Webanwendung im klinikinternen Intranet und benötigt lediglich eine virtuelle Maschine. Betrieb und Einrichtung können auf Wunsch von asmedos übernommen werden.
Keine Belastung für den internen Support
asmedos ist 24/7 erreichbar und übernimmt den vollständigen Support für alle Anwendergruppen – die interne IT-Abteilung wird dadurch nicht zusätzlich belastet.
Standardisierte Schnittstellen
Die Software charon nutzt etablierte Standards wie HL7 für den Datenaustausch sowie LDAPS und OIDC für die Authentifizierung – und lässt sich so reibungslos in bestehende Klinikinfrastrukturen einbinden.
Vorteile für die Buchhaltung
Automatische Rechnungsstellung
Bei jeder Abholung wird automatisch eine Rechnung elektronisch an das abholende Bestattungsinstitut übermittelt. Eine manuelle Rechnungsstellung durch die Klinik entfällt vollständig.
Keine Debitorenbuchhaltung
asmedos übernimmt die gesamte Zahlungsabwicklung – inklusive Debitorenbuchhaltung und Verbuchung der Geldeingänge. Für die Klinik entfällt dieser administrative Aufwand vollständig.
Kein Mahnwesen
Auch Mahnwesen und Kundenbetreuung liegen vollständig bei asmedos. Die Klinik wird so von sämtlichen nachgelagerten Verwaltungsaufgaben entlastet.
Begleitung in jeder Phase
asmedos unterstützt Kliniken in allen Phasen von der Einführung bis zum Betrieb.
Prozessentwicklung
asmedos kann das Projektmanagement der Einführung übernehmen und die Ausarbeitung von Prozessen tatkräftig unterstützen. asmedos verfügt über jahrelang aufgebautes und tiefgreifendes Prozesswissen.
- Übernahme Projektmanagement
- Erfassung der Ist-Prozesse
- Ausarbeitung der Soll-Prozesse
- Anpassung von Vorgabedokumenten
Umsetzungsphase
asmedos schult in den unterschiedlichen Klinikbereichen und stellt vielfältiges Informationsmaterial zur Verfügung.
- Schulungen für ärztlichen Dienst, Verwaltung und Transportdienst
- Information der Behörden und Bestattungsinstitute
- Nachrüsten der Kühlung
Regelbetrieb
asmedos unterstützt bei der Inbetriebnahme tatkräftig vor Ort und bleibt im Regelbetrieb im Hintergrund verfügbar.
- Begleitung vor Ort in der ersten Woche
- Dauerhafte Erreichbarkeit 24/7
- Übernahme der Kundenbetreuung und Abrechnung
Fragen und Antworten
Nehmen Sie Kontakt zu uns auf, wir besuchen Sie gerne vor Ort, stellen Ihnen unsere Lösung vor und beantworten Ihre Fragen!
Durch die Digitalisierung dieses heute noch manuellen Prozesses werden drei positive Veränderungen erzielt. Erstens sinkt der Aufwand in vielen Klinikbereichen, zweitens sinkt das Fehlerrisiko und die Dokumentation wird besser und drittens wird der Service für die Bestattungsinstitute ausgeweitet, die von erweiterten Öffnungszeiten und reibungslosen Prozessen profitieren.
Die Software charon wird geschützt im Intranet der Klinik betrieben. Als Webanwendung ist nur eine virtuelle Maschine nötig. Die Schnittstelle vom KIS nutzt standardisierte HL7-Nachrichten, sodass keine kostspieligen Integrationsarbeiten nötig sind. Die IT-Sicherheit der Software charon wird in regelmäßigen Pen-Tests durch externe IT-Sicherheitsfirmen geprüft und bestätigt. Die genauen Anforderungen stellen wir gerne in einem Termin vor.
Die Digitalisierung der Prozesse im Bereich der Sterbefälle läuft in drei Phasen ab. Mit dem Hintergrundwissen vieler Kliniken sind uns eine saubere Prozessanalyse und -verbesserung wichtig. Gerne teilen wir Best Practices mit Ihnen. In der ersten Phase nehmen wir derzeitige Prozesse auf und entwickeln gemeinsam mit den Klinikbereichen die zukünftigen Soll-Prozesse. Unterstützung bei der Ausgestaltung von SOPs und Vorgabedokumenten ist möglich.
In der zweiten Phase stehen Ankündigungen an alle externen Partner, Schulungen und der Umbau der Kühlung im Vordergrund. In der dritten Phase begleiten wir Sie während der Inbetriebnahme in den ersten Tagen vor Ort und sind darüber hinaus rund um die Uhr erreichbar.
